KPI là 1 trong Top 3 phương pháp đánh giá hiệu suất thường được các nhà quản trị lựa trong quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.
KPI là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản trị triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về quản lý nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, an toàn lao động, giờ làm việc, tiền lương, đánh giá công việc,…; về tài chính, sản xuất chất lượng, quảng cáo,…) và từng cá nhân. Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, cá nhân. Nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản trị đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.
Sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Để thực hiện KPI, nhà quản trị cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO (Management By Object), là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó.
Tuy nhiên, có những công việc gặp khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình, gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP (Management By Process), các chuẩn đó cũng là KPI.
KPI có thể cho thấy thành quả tức thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách nhanh chóng.
Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
KPI có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty, phòng ban hoặc một bộ phận nào đó.
Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
KPI là các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng, hoài nghi trong tổ chức. Từ đó tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên ưu tú.
Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức.
Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
Nếu xây dựng các chỉ số KPI không đạt tiêu chí đo lường được (Measuarable) thì không còn ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện công việc.
Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí có thể đạt được (Achievable) và thực tế (Realistics). Tức là xây dựng mục tiêu quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc nữa.
Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể. Nhân viên không biết thời hạn phải hoàn thành công việc này, do đó gây khó khăn rất lớn cho họ trong quá trình thực hiện công việc.
Các tiêu chí KPI phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu sử dụng thời gian dài.
(Nguồn: kpibsc)
>> Xem thêm: 5S là gì? Lợi ích của 5S tại nơi làm việc
