Chuyên viên mua hàng không tồn kho

TIẾP NHẬN & XỬ LÝ YÊU CẦU MUA

- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng theo
đơn khách hàng/dự án từ Kinh doanh và các bộ phận liên quan.

- Kiểm tra chủng loại, số lượng,
quy cách, chất liệu, thời gian cần hàng và yêu cầu liên quan.

- Xác định nguồn cung, triển khai
tìm mặt hàng/NCC ngay sau khi tiếp nhận; cảnh báo yêu cầu có nguy cơ chậm
tiến độ.

TÌM NGUỒN & THỰC HIỆN MUA HÀNG

- Tìm kiếm, liên hệ nhà cung cấp
trong nước/nước ngoài.

- Lấy báo giá, so sánh và đàm
phán giá, chất lượng, quy cách, tiến độ, thanh toán.

- Lập PO và triển khai đặt hàng
sau phê duyệt; theo dõi sát đến khi giao hàng hoàn tất.

KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ & ĐỘ CHÍNH XÁC

- Đảm bảo hàng giao đúng thời
gian theo yêu cầu khách hàng/dự án.

- Đối chiếu chính xác chủng loại,
số lượng, quy cách trước khi đặt hàng.

- Xử lý giao sai, giao thiếu,
giao chậm; ưu tiên đơn khẩn/phát sinh và chủ động tìm nguồn thay thế.

TUÂN THỦ & CHỨNG TỪ PO

- Lập và quản lý báo giá, PO, hợp
đồng, hồ sơ/chứng từ mua hàng.

- Đảm bảo chứng từ đầy đủ, chính
xác, đúng quy trình phê duyệt.

- Phối hợp Kế toán hoàn thiện hồ
sơ thanh toán nhà cung cấp.

BÁO CÁO, KPI & CÔNG VIỆC KHÁC

- Báo cáo tình trạng xử lý yêu
cầu và tiến độ từng đơn hàng.

- Theo dõi KPI: tỷ lệ giao đúng
hạn theo yêu cầu khách/dự án (OTD); thời gian từ nhận yêu cầu đến tìm được
mặt hàng/NCC; độ chính xác đơn hàng; tỷ lệ đáp ứng đơn khẩn; tuân thủ chứng
từ, PO.

- Chủ động cảnh báo đơn có nguy
cơ chậm và thực hiện công việc khác theo phân công.

Trình độ học vấn

Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại
học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng,
Xuất nhập khẩu hoặc liên quan.

Trình độ chuyên môn

- Hiểu quy trình mua hàng, cung
ứng theo đơn hàng/yêu cầu khách hàng hoặc dự án.

- Có khả năng tìm kiếm nguồn hàng
và nhà cung cấp nhanh.

- Có kỹ năng đàm phán giá, tiến
độ và điều kiện mua hàng.

- Có khả năng phân tích chủng
loại, số lượng, quy cách, chất liệu hàng hóa.

Kinh nghiệm làm việc

- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở
vị trí mua hàng, thu mua, cung ứng hoặc tương đương.

- Có kinh nghiệm mua hàng trong
nước và/hoặc nước ngoài.

Trình độ Ngoại Ngữ

- Không bắt buộc ngoại ngữ.

Trình độ Vi tính

- Thành thạo tin học văn phòng,
đặc biệt Excel.

- Biết sử dụng phần mềm/công cụ
quản lý mua hàng, dữ liệu và báo cáo là lợi thế.

Các yêu cầu khác

- Khả năng xử lý công việc nhanh,
chính xác, đặc biệt với yêu cầu mua hàng gấp.

- Có khả năng quản lý nhiều yêu
cầu/đơn hàng cùng lúc.

- Cẩn thận, chủ động, trách
nhiệm, bám sát tiến độ.

- Giao tiếp, phối hợp tốt với các
phòng ban và nhà cung cấp.