Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, đã bao giờ bạn quá hào hứng với những thành viên mới mà quên mất những ứng viên không đủ tiêu chuẩn còn lại? Việc gửi từ chối cho các ứng viên này sao cho vẫn duy trì thiện cảm và mối quan hệ với họ, thật sự là một thách thức không nhỏ.
Dưới đây là 5 lời khuyên từ nhà quản trị nhân sự lâu năm sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này:
Các nhà tuyển dụng thường sẽ đợi đến khi đã tuyển được ứng viên phù hợp thì mới gửi thông báo chính thức cho các ứng viên bị từ chối. Trong lúc đợi chờ, những ứng viên này có thể đã từ chối các lời mời làm việc khác, thậm chí là tạm ngừng quá trình tìm kiếm việc làm của họ để chờ đợi tin tốt từ bạn.
Họ đã bỏ ra nhiều thời gian và hy vọng để ứng tuyển vào công ty của bạn, vì vậy họ xứng đáng được nhận thông tin từ bạn trong thời gian nhanh nhất. Việc sớm đưa ra lời từ chối cũng cho thấy sự tôn trọng của bạn dành cho những nỗ lực của họ.
Hãy bắt đầu cuộc trò chuyện với các ứng viên này bằng tên của từng ứng viên, cảm ơn vì họ đã quan tâm đến vị trí mà bạn tuyển dụng. Bạn đang mang tin xấu đến cho họ, vì vậy ít nhất hãy đối xử lịch sự với họ.
Ngoài ra, đối với những ứng viên đã tiến sâu vào vòng phỏng vấn, bạn nên dành nhiều thời gian hơn để thể hiện sự tôn trọng của mình. Nếu bạn chỉ vừa thực hiện một cuộc phỏng vấn nhanh qua điện thoại, thì một email ngắn để từ chối sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đối với những ứng viên đã tham gia phỏng vấn trực tiếp, bạn nên gọi trực tiếp cho họ để thông báo về quyết định của mình.
Bạn có thể đưa ra lý do cho quyết định của mình. Tuy nhiên, đừng lãng phí thời gian và làm cho cuộc trò chuyện trở nên tồi tệ hơn bằng việc thảo luận chuyên sâu và chi tiết về biểu hiện của họ trong quá trình tuyển dụng.
Thay vào đó, bạn chỉ thông báo ngắn gọn từ 1 đến 2 câu để nhấn mạnh các điểm mạnh của đối phương và nêu lý do tại sao họ không phù hợp với vị trí tại công ty của bạn. Ví dụ như: “Chúng tôi thực sự đánh giá cao kiến thức và kỹ năng thực tiễn của bạn. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, chúng tôi cần các ứng viên giàu kinh nghiệm lãnh đạo hơn”. Ứng viên của bạn sẽ nhận ra những khía cạnh mà họ nên cải thiện, và bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện này một cách nhanh chóng.
Đừng an ủi ứng viên một cách miễn cưỡng bằng những lời khen vô bổ. Nếu không thể tìm thấy bất kỳ điểm mạnh nào ở một ứng viên, bạn chỉ cần cảm ơn sự nhiệt tình của họ đối với các vị trí tại công ty bạn.
Nhiều khi bạn sẽ gặp ứng viên không phù hợp với văn hóa làm việc hoặc với bất kỳ vị trí nào trong công ty. Trong trường hợp này, đừng cố đưa ra lời hứa về việc sẽ liên hệ với họ trong tương lai.
Nếu bạn phải từ chối một ứng viên mà bạn cảm thấy có thể là nhân viên tiềm năng cho một vị trí khác, hãy cho họ biết rằng bạn thực sự muốn giữ liên lạc với họ cho các cơ hội sắp tới. Đừng quên lưu lại thông tin và kết nối với họ qua LinkedIn hoặc các phương tiện truyền thông của công ty để tạo bước đệm hiệu quả cho việc tuyển dụng nhân tài của bạn trong tương lai.
Theo Adecco.
